Het Learning Management System (LMS) bij Hogeschool Rotterdam bestaat uit Brightspace én de aan Brightspace gekoppelde applicaties (bijvoorbeeld: FeedbackFruits). Het LMS is een digitale omgeving waarin studenten en docenten met elkaar samenwerken om de onderwijsdoelstellingen voor de cursussen te behalen.
Het LMS is een SaaS (Software as a Service) oplossing, wat inhoudt dat de HR de software inhuurt als een dienst van een externe leverancier. Deze dienst is voor alle wereldwijde afnemers gelijk.
Hoe vaak en wanneer wordt het LMS geüpdatet?
De meeste SaaS applicaties worden door de leverancier regelmatig geüpdatet, meestal maandelijks. Meestal merken gebruikers van de software niets van deze updates, maar soms heeft dit wel gevolgen. Een tool doet het even niet of functionaliteiten zijn veranderd. Bij de HR worden de geplande updates bijgehouden door het team Functioneel Beheer (FB). Zij hebben voor het beoordelen, testen en eventueel doorvoeren van veranderingen in de applicaties een wijzigingenproces. Naast updates vanuit de leverancier worden ook wijzigingsverzoeken vanuit de instituten in dit proces meegenomen.
In het wijzigingenproces wordt de Functioneel Beheerder ondersteund door een key user vanuit ieder instituut. De key user is de schakel tussen functioneel beheer en de instituten. Zij geven advies aan functioneel beheer met kennis uit de praktijk en geven antwoord op vragen over de wenselijkheid van wijzigingen op de diverse faculteiten en profit centers.
Wat kan je doen als je een wijzigingsverzoek (wens) hebt voor een functionaliteit in het LMS?
- Beschrijf je wens zo goed mogelijk, bij voorkeur met voorbeelden uit de praktijk.
- Neem contact op met de ICTO ondersteuners van jouw instituut en leg hen de wens voor. Zij zullen je helpen om de wens via een workaround op te lossen. Als dat geen optie is, nemen zij contact op met de key user.
De key user brengt de wens in in het wijzigingenproces. In het wijzigingsoverleg wordt de wens besproken met de andere key users en functioneel beheer. Vragen die in dit overleg besproken worden:
- Hoe denken andere instituten over dit wijzigingsvoorstel?
- Heeft de wijziging gevolgen voor andere onderdelen van het LMS?
- Zijn er nog meer gebruikers met dit verzoek?
- Begrijpen de andere key users dit verzoek?
- Zijn er tegenargumenten voor dit verzoek?
- Wat zijn belangrijke onderdelen om rekening mee te houden?
Functioneel Beheer beoordeelt of zij de wens zelf (gedeeltelijk) kunnen uitvoeren doormiddel van het aanpassen van de beschikbare instellingen in de tool. Indien dit niet mogelijk is geven zij de wens door aan de leverancier. Functioneel Beheer registreert de wens in de Wensenlijst, waar de voortgang wordt bijgehouden.
Of een wens wordt opgepakt en uitgevoerd door de leverancier hangt af van de soort wijziging. De HR heeft, vanwege het SaaS model, erg weinig invloed op de ontwikkeling van de applicatie. Een wens van de HR kan immers voor een andere klant van de leverancier helemaal niet wenselijk zijn.