Met deze functionaliteit is het mogelijk om gebruikers in één keer voor een aantal cursussen met een gewenste rol in te schrijven door middel van een bestand. In deze handleiding gaan we uit van een Excel-bestand.

Let er op dat:

• het inschrijven van gebruikers op deze wijze voor trapsgewijze rollen werkt hetzelfde als andere inschrijfmethoden en de gebruikers dus met dergelijke rollen automatisch op de onderliggende onderdelen worden ingeschreven;
• deze koppelmethode bestaande inschrijvingen overschrijft

Allereerst is het aan te raden om de juiste cursuscodes te exporteren (stap 1), vervolgens wordt beschreven hoe het importbestand gemaakt kan worden (stap 2) en als laatste wordt uitgelegd hoe dit bestand geimporteerd kan worden en de gebruikers dus bij de gewenste cursussen met de gewenste rol worden ingeschreven (stap 3).

Omdat Brightspace de volledige cursuscode (dus cursuscode-collegejaar-vt/dt-blok) nodig heeft om het bestand te kunnen importeren, is het nodig om eerst de betreffende cursuscodes te exporteren.

Dit kun je op 2 manieren doen: via een export uit Brightspace of via een export uit Osiris.

1. via een export uit Brightspace:

Ga via het ‘wafel-symbool’ (Cursus zoeken) naar ‘Geavanceerd zoeken’

• Maak in het scherm ‘Geavanceerde zoekopdracht naar cursussen’ de gewenste selectie, door bijvoorbeeld te zoeken op een deel van de cursuscode op of opleiding.
• Kies  indien het een groot aantal cursussen betreft  onderaan ervoor om bijv 100 regels per pagina te tonen.
• Als de selectie is gemaakt, kun je door de tabel te selecteren (‘slepen’) de cursussen selecteren.
• Druk op Rechtermuisknop en dan ‘Kopieren’ of Ctrl+C
• Open Excel en plak de geselecteerde cursussen door middel van Rechtermuisknop en dan ‘Plakken’ of Ctrl+V
• Bewerk het Excel-bestand zodat alleen de kolom met cursuscode (dus cursuscode-collegejaar-vt/dt-blok) overblijft.

2. via een export uit Osiris:

• Ga naar Onderwijs / Cursus / Aanbod en selecteer de gewenste cursussen.
• Klik daarna op de knop 'Exporteer de geselecteerde cursussen' (icoon met het groene pijltje)
• Selecteer de kolommen zoals in onderstaande screenshot staat aangegeven

• Klik op 'Uitvoeren' om de gegevens naar Excel te exporteren
• Hierna kun je door kolommen met het liggende streepje ('-') toe te voegen en de functie 'Tekst samenvoegen' te gebruiken, komen tot 1 kolom met de cursuscode (dus cursuscode-collegejaar-vt/dt-blok)

Het inleesbestand dient de volgende notatie te hebben:

ENROLL,*Gebruikersnaam, Door organisatie gedefinieerde id,*Rolnaam,*Code organisatie-eenheid

De velden met een sterretje zijn verplicht. Het commando ENROLL wordt gebruikt om in te schrijven.

Het bestand ziet er dan als volgt uit in Excel:

Dit bestand dient nog bewerkt te worden tot een kommagescheiden csv- of tekstbestand:

• Sla het bestand op als ‘CSV UTF-8 (door komma’s gescheiden) (*.csv)’
• Open de applicatie ‘Kladblok’ en open het bestand
• Kies Bewerken/Vervangen
• Vervang de punt-komma (;) door een komma (,) met de knop ‘Alles vervangen’
• Het bestand ziet er dan als volgt uit:

• Sla het bestand op onder dezelfde naam

• Ga in Brightspace via het tandwiel naar ‘Gebruikers’
• Kies het tabblad ‘Bulksgewijs gebruikers beheren’

• Kies ‘Bestand valideren’
• Kies ‘Zie validatieresultaten’
• Er verschijnt een logboek met de resultaten, controleer of alle regels goed zijn.
• Kies ‘Ga verder naar opties’
• Kies ‘Nu importeren’
• Kies ‘Samenvatting weergeven’
• Kies ‘Gereed’

Het is ook mogelijk om door middel van een bestand gebruikers uit te schrijven van een aantal cursussen.

Hiervoor dient het inleesbestand de volgende notatie te hebben:

UNENROLL,*Gebruikersnaam, Door organisatie gedefinieerde id,*Code organisatie-eenheid

Het is - zoals bij ENROLL wel nodig is - dus niet nodig om de rolnaam als kolom op te nemen.