Inleiding
Het SIS (Student Informatie Systeem) wat binnen de Hogeschool gebruikt wordt is OSIRIS. Er is besloten om dit als bronsysteem te gebruiken om cursusedities in Brightspace aan te maken. Er is een koppeling gebouwd tussen deze twee applicaties die vrijwel realtime cursussen, docenten en studenten uit OSIRIS naar Brightspace stuurt.
Voorwaarden aanmaken cursus
De voorwaarden voor het synchroniseren van een cursus vanuit OSIRIS naar Brightspace zijn de volgende:
- de cursus is definitief
- het veld 'cursus naar LMS' staat op 'ja'
Voorbeeld: Cursus ICTIBB05VX is in OSIRIS ingevoerd met status 'Definitief' (1) en het veld Cursus naar LMS staat op 'ja' (2). Deze cursus wordt naar Brightspace gesynchroniseerd.
Er worden geen cursussen verwijderd door de koppeling. Als je een cursus wil verwijderen zal dit gemeld moeten worden bij functioneel beheer via een ticket in Topdesk.
Naamgeving cursuseditie
Het jaar van de cursus en het aantal blokken van de cursus in OSIRIS resulteert in één of meerdere cursusedities in Brightspace. De naamgeving van de cursuseditie is als volgt:
[naam cursus]-[collegejaar]-[VT/DT]-[aanvangsblok]
Voorbeeld: Cursus ADSPRO02-3 voor collegejaar 2023 heeft twee aanvangsblokken en voldoet aan de voorwaarden om gesynchroniseerd te worden. Onderstaande cursus in OSIRIS zal 2 cursusedities opleveren:
ADSPRO02-3-2023-VT-OP1
ADSPRO02-3-2023-VT-OP3
Cursussen worden altijd 'inactief' aangemaakt in Brightspace. Studenten zien de cursussen dan nog niet in Brightspace. Course Owners en Instructors kunnen de cursus gaan vormgeven en op 'actief' zetten wanneer de cursus klaar is
Voor meer informatie zie het volgende Screensteps artikel: Hoe maak ik een cursus actief/inactief?
Opleiding
De koppeling zet de cursus in de organisatiestructuur in Brightspace. Het coordinerend onderdeel in OSIRIS wordt gebruikt om de cursuseditie(s) aan deze opleiding binnen Brightspace te koppelen.
Voorbeeld: in OSIRIS wordt het coordinerend onderdeel van cursus ADSSDH01 ingevuld. In Brightspace zal de cursus onder de opleiding Applied Data Science & Artificial Intelligence worden gezet in de organisatiestructuur.
Rollen aan Brightspace vanuit OSIRIS
De volgende rollen worden vanuit OSIRIS toegekend aan Brightspace:
- 'contactpersoon' in OSIRIS van de cursus wordt 'course owner' van alle cursusedities van dat jaar in Brightspace
- 'docenten' tab in OSIRIS:
- 'docent' wordt 'instructor' op alle cursusedities en alle secties van de cursus van dat collegejaar in Brightspace
- 'contactpersoon' wordt 'course owner' van alle cursusedities van dat collegejaar in Brightspace
Voorbeeld: in onderstaande cursus PEPAFV01X2 is de contactpersoon GASJS (1). Deze persoon krijgt de rol 'course owner' in alle cursusedities van dat collegejaar in Brightspace
Voorbeeld: in deze cursus geldt voor de docenten lijst het volgende:
mensen met de rol 'DOCENT' worden 'Instructor' op alle cursusedities en alle sectie van deze cursusedities
mensen met de tol 'CONTACTPERSOON' worden 'Course Owner' op alle cursusedities van deze cursus
NB: wanneer een persoon zowel contactpersoon als docent is, wordt deze persoon 'course owner' De 'course owner' rol gaat boven de 'instructor' rol en in Brightspace kun je maar 1 rol per organisatieonderdeel hebben.
De rol Course Owner heeft per definitie toegang tot alle secties en wordt hier niet apart op ingeschreven
Aanmeldingsprocedures: koppelen studenten (verplicht) en extra docenten (optioneel)
Er kunnen binnen OSIRIS 3 aanmeldingsprocedures gekozen worden. Deze zorgen voor het koppelen van studenten en docenten aan de cursus in secties (afgeschermde eenheden in Brightspace). Daarnaast kan er bij 2 van deze aanmeldingsprocedures gekozen worden om specifieke docenten aan de secties te koppelen.
Methode 1: Aantekening Intern Klascode (AIK)
Met deze methode is het mogelijk studentgroepen uit OSIRIS te koppelen aan blokken. Dit resulteert in secties met de studenten in desbetreffende studentgroepen op de cursuseditie van het blok. De studentgroepen worden ingevuld in het veld 'Aantekening intern'. Dit moeten geldige studentgroepen zijn, en ze moeten gescheiden worden door ';'.
Voorbeeld: Bij cursus ADSDIW01-2 zijn in het veld 'Aantekening intern' achter het aanvangsblok de volgende studentgroepen ingevuld gescheiden door ';' : CMIADS1A-2324; CMIADS1B-2324; CMIADS1C-2324; CMIADS1D-2324; CMIADS1-2324
In Brightspace zie je de volgende secties met de studenten uit de studentgroepen. NB: alle docenten uit de docentenlijst van OSIRIS zijn docent op deze secties
Voor meer informatie over de sectie 'Extra studenten' ga naar deze link: Extra studenten
Bovenstaande heeft alleen betrekking op de koppeling van studenten met BrightSpace. Studenten staan nu in Osiris nog niet ingeschreven op de cursus en toets. Dit moet dus nog gebeuren zoals men gewend is: studenten worden ingeschreven hierop of schrijven zichzelf in.
Methode 2: Klascode Werkvormgroepen (KWG)
Met deze methode vul je per werkvormgroep de klascode in bij het opmerkingenveld. Dit is 1 studentgroep per werkvormgroep en resulteert in een sectie in Brightspace met dezelfde naam. Van alle werkvormgroepen van alle werkvormen wordt een sectie gemaakt.
Let op: ook kan er per werkvormgroep een of meerdere docenten gekozen worden uit de docentenlijst. De docenten uit de docentenlijst worden dan genegeerd en de gekozen docenten bij de werkvormgroep worden instructor op de sectie die gemaakt wordt.
Voorbeeld: in onderstaande cursus wordt een cursuseditie aangemaakt met de naam LERDRATEST-2023-JAAR-DT. Deze cursuseditie heeft een sectie met de naam van de studentgroep die in het opmerkingenveld van de werkvormgroep wordt gezet (1) Mochten er specifieke docenten gekozen worden voor deze werkvormgroep zullen alleen deze docenten instructor op de sectie.
Bovenstaande heeft alleen betrekking op de koppeling van studenten met BrightSpace. Studenten staan nu in Osiris nog niet ingeschreven op de cursus en toets. Dit moet dus nog gebeuren zoals men gewend is: studenten worden ingeschreven hierop of schrijven zichzelf in.
Methode 3: Inschrijving Werkvormgroep (IWG)
Met deze methode worden alleen studenten die daadwerkelijk ingeschreven zijn op de werkvormgroepen gesynchroniseerd naar Brightspace. Er wordt dus geen gebruik gemaakt van studentgroepen, maar van de inschrijvingen op de werkvormgroepen. Van alle werkvormgroepen van alle werkvormen worden secties gemaakt met de studenten die op de werkvormgroep ingeschreven zijn. Voor de naam van de secties wordt het opmerkingenveld van de werkvormgroep gebruikt.
Let op: ook kan er per werkvormgroep één of meerdere docenten gekozen worden uit de docentenlijst. De docenten uit de docentenlijst worden dan genegeerd en de gekozen docenten bij de werkvormgroep worden instructor op de sectie die gemaakt wordt.
Voorbeeld: in onderstaande cursus zijn meerdere werkvormgroepen in OSIRIS gemaakt waar studenten op ingeschreven zijn (1). Onderstaande cursus met aanmeldingsprocedure IWG resulteert in secties in Brighstpace gebaseerd op het totaal aantaal werkvormgroepen (2) met de daarop ingeschreven studenten. De naam van de secties is het veld 'Opmerking' (3)
Bovenstaande cursus met werkvormgroepen resulteert in secties in Brightspace gebaseerd op het totaal aantal werkvormgroepen met de daarop ingeschreven studenten. De naam van de secties is gebaseerd op het veld 'Opmerking'
Extra studenten
In elke Course offering in Brightspace wordt altijd de sectie ‘Extra studenten’ aangemaakt. De koppeling kijkt naar de verschillen tussen studenten die in de secties staan (die dus volgens 1 van de 3 methodes zijn overgezet), en naar studenten die ALLEEN op de toets(en) in Osiris staan ingeschreven. Studenten die alleen op de toets(en) staan ingeschreven worden in de sectie Extra Studenten geplaatst.
Vertragers, conversie studenten of juist versneller, kortom studenten die niet nominaal aan de cursus moeten deelnemen maar wel minimaal de toets willen/moeten doen, kun je in Brightspace krijgen door ze in te schrijven, of de student zelf in te laten schrijven, op ALLEEN de toets(en).
Wijzigingen in OSIRIS
Na het aanmaken van cursussen blijven deze gesynchroniseerd worden wanneer er wijzigingen worden doorgevoerd. Bij de volgende wijzigingen wordt de complete cursus vanuit OSIRIS naar Brightspace gesynchroniseerd:
| Wijziging OSIRIS | Wijziging Brightspace |
|---|---|
| Korte naam verandert | Naam wijzigt in Brightspace |
| Coordinerend onderdeel wijzigt |
Alle cursusedities (ook van voorgaande jaren) worden onder de nieuwe opleiding gezet |
| Er wordt een student toegevoegd aan studentgroep die gekoppeld is in Brightspace |
De student wordt in alle corresponderende secties ingeschreven in Brightspace |
| Er wordt een student verwijderd uit een studentgroep die gekoppeld is in Brightspace | De student wordt in alle corresponderende secties uitgeschreven in Brightspace |
| Er wordt een docent toegevoegd in OSIRIS |
de docent wordt toegevoegd aan de cursus in Brightspace |
| Er wordt een docent verwijderd in OSIRIS | De docent wordt uitgeschreven van de cursus en secties in Brightspace |
| Er wordt een studentgroep toegevoegd aan een blok (bij methode AIK) |
Er wordt een nieuwe sectie gemaakt met de naam van deze groep en de studenten van deze groep worden op deze sectie ingeschreven |
| Er wordt een studentgroep weggehaald bij een blok (bij methode AIK) | De studenten worden uitgeschreven uit de sectie, de sectie wordt niet verwijderd |
| Er wordt een werkvormgroep toegevoegd (methode KWG en IWG) |
Er wordt een nieuwe sectie aangemaakt met daarin de studenten van de studentgroep (KWG) of de ingeschreven studenten in OSIRIS (IWG) De sectie krijgt de naam wat in het opmerkingenveld staat |
| Er wordt een werkvormgroep weggehaald (methode KWG en IWG) |
De studenten worden uitgeschreven uit de sectie, de sectie wordt niet verwijderd |
Veelgestelde vragen
Vraag: Waarom wordt de cursus niet overgezet naar Brightspace?
Antwoord: Het veld 'Cursus naar LMS' staat op 'Nee'
Vraag: Waarom worden docenten en studenten niet overgezet naar Brightspace? Er zijn docenten ingevuld en de studentgroepen zijn ook correct ingevuld.
Antwoord: Het veld 'Aanmeldingsprocedure' is niet gevuld
Vraag: Waarom worden er geen secties aangemaakt?
Antwoord: Er staan spaties in de code van de studentgroep
0 Opmerkingen
Voeg je opmerking toe